Ta sama dotacja, dwa scenariusze
Czym różnią się te dwa scenariusze
Większość zespołów pracuje przy projekcie ciężko, a mimo to część dofinansowania przepada. Rozliczenie robione przy okazji nie wytrzymuje wymogów wytycznych, które nie wybaczają drobiazgów.
Tryb zakupu dobiera się osobno do każdej faktury, a nikt nie liczy wartości zamówienia w skali całego projektu.
Układamy plan zakupów na cały projekt i szacujemy ich wartość łącznie zamiast fakturą po fakturze. Z każdego postępowania zostaje komplet dokumentów, od zapytania po protokół.
Opisy dokumentów i księgowanie uzupełnia się hurtem, tuż przed wnioskiem o płatność.
Każdy wydatek opisujemy od razu i przypisujemy do pozycji budżetu. Trafia też od razu na osobne konto projektu.
O obowiązkach przypominają wezwania instytucji w SL2021.
Wszystkie terminy trzymamy w jednym kalendarzu: wnioski o płatność, sprawozdania, wskaźniki i obowiązki, które zostają po zakończeniu projektu.
Tablica gdzieś wisi, reszta „się zobaczy”, aż do pomniejszenia dofinansowania.
Wyjmujemy z umowy obowiązki informacyjne i zamieniamy je na zadania: tablica, oznaczenia, opis na stronie. Każde robimy według wzorów Funduszy Europejskich i zostawiamy dowód.
Najpierw decyzja i wydatek, potem szukanie akceptacji instytucji.
Najpierw sprawdzamy, co się rozeszło z planem, i składamy wniosek o zmianę. Działamy dopiero potem, w granicach, na które pozwala umowa.
Dokumenty kompletuje się po zawiadomieniu o kontroli.
Drogę każdej złotówki, od faktury po wniosek o płatność, da się prześledzić krok po kroku. Utrzymujemy to przez cały projekt, także wtedy, gdy żadna kontrola się nie zapowiada.
Ten sposób pracy przynosimy ze sobą pierwszego dnia współpracy.
Autorska metodyka
Metoda 4K
Cztery obszary, w których projekty tracą pieniądze, i cztery sposoby, którymi temu zapobiegamy.
Kwalifikowalność
Każdy planowany wydatek porównujemy z budżetem projektu i z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności, zanim podpiszesz zobowiązanie. Wydatek łatwiej poprawić w planie niż tłumaczyć we wniosku o płatność.
Konkurencyjność
Zakupy prowadzimy według zasad, które obowiązują akurat Ciebie: zasada konkurencyjności w Bazie Konkurencyjności albo Prawo zamówień publicznych. Od oszacowania wartości zamówienia po protokół postępowania i umowę z wykonawcą.
Komunikacja
Wnioski o płatność, korespondencję i sprawozdawczość prowadzimy w CST 2021 (SL2021) na podstawie upoważnienia. Do Ciebie trafiają rozstrzygnięcia i zalecenia zamiast pism do rozszyfrowania.
Kontrola
Gotowość kontrolna to stan utrzymywany na bieżąco. Drogę od dokumentu księgowego po zatwierdzony wniosek o płatność utrzymujemy w porządku na co dzień, więc zawiadomienie o kontroli niczego nie zmienia.
Wiedza, która robi różnicę
Cztery niuanse z praktyki
Cztery reguły perspektywy 2021–2027, na których wykłada się najwięcej projektów. Znamy je z dokumentów i z rozmów z instytucjami.
Nie każdy beneficjent kupuje tak samo
To, jak wolno Ci kupować, zależy od tego, kim jesteś w projekcie. Pomylenie tych dwóch porządków kończy się pomniejszeniem wydatków kwalifikowalnych:
Wartość zamówienia liczy się w skali projektu
O trybie nie decyduje pojedyncza faktura. Zamówienia tożsame przedmiotowo, podmiotowo i czasowo sumuje się w całym okresie realizacji, a dzielenie zamówienia po to, żeby ominąć procedurę, jest wprost zakazane.
Minimalne terminy składania ofert: 7 dni (dostawy i usługi), 14 dni (roboty budowlane), 30 dni od progów unijnych (750 000 EUR dostawy/usługi, 5 382 000 EUR roboty). Skrócenie terminu choćby o jeden dzień może oznaczać korektę.
Powiązania osobowe i kapitałowe wykluczają ofertę
Zamówienia nie można udzielić firmie powiązanej z beneficjentem osobowo lub kapitałowo. Konflikt interesów obejmuje między innymi relacje rodzinne, udziałowe i nadzorcze. Powiązania sprawdzamy przed wyborem oferty.
Osobna zasada dotyczy personelu projektu wskazanego we wniosku: zatrudnia się go poza zasadą konkurencyjności, ale każdą zmianę osobową trzeba zgłosić instytucji.
Projekt nie kończy się z płatnością końcową
Dla inwestycji w infrastrukturę i inwestycji produkcyjnych obowiązuje okres trwałości: 5 lat od płatności końcowej, a 3 lata dla MŚP przy utrzymaniu inwestycji lub miejsc pracy. W tym czasie instytucja może żądać zwrotu przy istotnej modyfikacji projektu.
Dochodzą do tego obowiązki informacyjne, których niedopełnienie kosztuje do 3 % dofinansowania, także po zakończeniu realizacji.
Zakres usługi
Mapa rozliczenia, etap po etapie
Otwarcie projektu
- inwentaryzacja umowy
- wyodrębniona ewidencja
- plan postępowań
Spisujemy, do czego zobowiązuje umowa i wniosek. Zakładamy osobne konto projektu w księgowości, budujemy kalendarz obowiązków i plan zakupów.
Projekt ustawiony, zanim wyjdzie pierwsza złotówka
Zamówienia w projekcie
- szacowanie wartości
- Baza Konkurencyjności
- protokół i umowa
Szacujemy wartość zamówień, przygotowujemy zapytania ofertowe i publikujemy je w Bazie Konkurencyjności albo prowadzimy postępowanie według Pzp. Oceniamy oferty, sprawdzamy powiązania, spisujemy protokoły i umowy z wykonawcami.
Postępowania odporne na zarzut naruszenia zasady konkurencyjności
Wnioski o płatność
- opis dokumentów
- wnioski w SL2021
- odpowiedzi na wezwania
Kompletujemy i opisujemy dokumenty księgowe, a potem składamy w SL2021 wnioski o płatność: zaliczkowe, refundacyjne, sprawozdawcze i końcowy. Odpowiadamy też na wezwania do uzupełnień.
Zaliczki rozliczone, refundacje wpływają w terminach z umowy
Widoczność projektu
- tablice i oznaczenia
- opis projektu na stronie
- dowody wykonania
Rozpisujemy obowiązki informacyjne na konkretne zadania: tablica, oznaczenia, opis projektu na stronie, komunikacja. Każde wykonujemy według wzorów Funduszy Europejskich i dokumentujemy.
Brak podstaw do pomniejszenia dofinansowania
Zmiany w projekcie
- analiza odchyleń
- wniosek o zmianę
- aneks do umowy
Sprawdzamy, co odeszło od wniosku i harmonogramu, piszemy wnioski o zmianę z uzasadnieniem i prowadzimy uzgodnienia z instytucją aż do aneksu do umowy.
Projekt nadąża za zmianami bez naruszenia umowy
Kontrole i audyty
- przegląd przedkontrolny
- ścieżka audytu
- wdrożenie zaleceń
Przed kontrolą sprawdzamy, czy da się prześledzić drogę każdego wydatku, kompletujemy dokumentację, jesteśmy przy czynnościach kontrolnych, odpowiadamy na informację pokontrolną i wdrażamy zalecenia.
Kontrola kończy się protokołem bez korekty finansowej
Okres trwałości
- wskaźniki rezultatu
- sprawozdania okresowe
- dopuszczalne zmiany
Pilnujemy wskaźników, składamy sprawozdania i ankiety po zakończeniu projektu. Gdy coś ma się zmienić, sprawdzamy, czy wolno, i załatwiamy to z instytucją.
Zobowiązania wygasają zgodnie z planem, bez zwrotów
„W rozliczaniu dotacji nie ma wydatków zbyt małych, żeby je udokumentować. Są tylko takie, których nie da się już uzasadnić.”
Zarządzanie i rozliczanie
Dotacja jest projektem i wymaga zarządzania
Dokumentacja jest kompletna wtedy, gdy projekt ma porządek: przypisane role, stałe terminy decyzji i spisane ryzyka. Dlatego obok rozliczenia ustawiamy z Tobą ten porządek, w najprostszej działającej postaci.
Role i odpowiedzialności
Kierownik zarządzający to inna funkcja niż kierownik prac badawczych. Rozdzielamy je i spisujemy, kto zatwierdza wydatek, kto podpisuje postępowanie i kto raportuje do instytucji.
Rytm przeglądów statusu
Krótkie, regularne spotkanie z osobami decyzyjnymi: co zrobiono, jak wygląda budżet i wskaźniki, co trzeba zrobić dalej. Status oznaczamy kolorem zamiast pisać obszerne raporty.
Rejestr ryzyk projektu
Spisujemy, co może pójść nie tak: terminy, zamówienia, wskaźniki, płynność. Przy każdym punkcie zapisujemy, kto reaguje i jak. Rejestr przeglądamy regularnie.
Zarządzanie zmianą
Gdy coś odchodzi od planu, idziemy zawsze tą samą drogą: najpierw liczymy, co to robi z budżetem, harmonogramem i wskaźnikami, a dopiero potem piszemy wniosek o zmianę.
Kilka umów naraz: zarządzanie portfelem
Gdy firma prowadzi naraz projekty z kilku programów, ryzyka się sumują: terminy nakładają się, a każdy zespół dokumentuje po swojemu. Wspólny widok na wszystkie umowy to porządkuje:
- jeden kalendarz obowiązków dla wszystkich umów o dofinansowanie
- wspólny standard ewidencji, opisów i postępowań zakupowych
- kolejność wniosków o płatność planowana pod płynność firmy
- zbiorczy raport ze wszystkich umów dla zarządu
O tym mało kto pamięta: metoda zarządzania zadeklarowana we wniosku, na przykład PRINCE2 albo podejście zwinne, jest zobowiązaniem beneficjenta. Kontrola może poprosić o dowody, że rzeczywiście się jej trzymasz, więc prowadzimy taką dokumentację na bieżąco.
Cztery stany rozliczania
Na którym poziomie jest Twoja organizacja?
Cztery sposoby, w jakie firmy prowadzą rozliczenie. Znajdź kolumnę, która brzmi jak Twój projekt.
Reaktywny
- dokumenty powstają tuż przed wnioskiem o płatność
- wiedza o projekcie mieszka w jednej głowie
- terminy i wezwania zaskakują
Uporządkowany
- działa kalendarz obowiązków
- wyodrębniona ewidencja prowadzona na bieżąco
- wydatki opisywane od razu
Zarządzany
- role i decyzje są spisane, projekt ma porządek
- rejestr ryzyk i regularne przeglądy statusu
- ścieżka audytu w ciągłej gotowości na kontrolę
Portfelowy
- jeden standard dla wszystkich umów w firmie
- wspólne wskaźniki i raport dla zarządu
- decyzje o kolejnych wnioskach oparte na danych
Poziom ustalamy razem podczas rozmowy diagnostycznej i od niego planujemy pierwsze kroki.
Moment startu
Kiedy możemy wejść do projektu?
Wchodzimy do projektu w jednej z czterech sytuacji. Wybierz tę, która wygląda jak Twoja.
Zanim powstanie wniosek
Najlepszy układ: pomagamy zdobyć dotację i od razu ustawiamy jej rozliczanie. Projekt od pierwszego dnia jest prowadzony tak, żeby rozliczenie i kontrola przeszły spokojnie.
- wniosek, budżet i harmonogram piszemy tak, żeby dało się je potem rozliczyć
- po podpisaniu umowy od razu zakładamy ewidencję, plan zakupów i kalendarz obowiązków
- jedna umowa i jeden zespół, od pomysłu po koniec okresu trwałości
Projekt jeszcze się nie zaczął
Masz podpisaną umowę o dofinansowanie i nic jeszcze się nie zaczęło. To najlepszy moment, bo porządek ustawiony na początku nie wymaga potem prostowania.
- rozpisujemy zobowiązania z umowy i wniosku na konkretne zadania i terminy
- ustawiamy wyodrębnioną ewidencję księgową i plan postępowań zakupowych
- budujemy kalendarz obowiązków na cały czas trwania projektu
Realizacja już trwa
Projekt idzie, a dokumentacja żyje własnym życiem. Wchodzimy, robimy przegląd i przejmujemy rozliczenie, dalej prowadzone według naszych zasad.
- przeglądamy dotychczasowe wydatki, postępowania i wnioski o płatność
- wskazujemy braki w dokumentacji i uzupełniamy je
- przejmujemy wnioski o płatność i korespondencję w SL2021
Wezwanie, korekta lub kontrola
Tryb pilny: liczy się każdy dzień, bo od treści odpowiedzi zależy, czy sprawa skończy się wyjaśnieniem, czy korektą.
- analizujemy pismo i terminy, zanim cokolwiek wyjdzie z firmy
- przygotowujemy strategię i odpowiedź z kompletem dowodów
- reprezentujemy Cię przed instytucją, także przy informacji o nieprawidłowości
Zasady współpracy
Jak wygląda droga od rozmowy do stałej obsługi
Rozmowa diagnostyczna
Pół godziny o Twoim projekcie: dostajesz listę ryzyk i jasną odpowiedź, czy nasza pomoc jest Ci potrzebna, niezależnie od tego, czy podejmiemy współpracę.
Przegląd otwarcia
Sprawdzamy umowę o dofinansowanie, wniosek i dotychczasową dokumentację. Dostajesz raport: co jest w porządku, co wymaga naprawy i co jest pilne, razem z wyceną stałej obsługi.
Stała obsługa
Rozliczenie przechodzi na naszą stronę biurka. Ty zatwierdzasz decyzje i prowadzisz projekt merytorycznie, formalności zostają u nas.
Co dostajesz co miesiąc
Co miesiąc oddajemy konkretne rzeczy:
- jednostronicowy przegląd: wydatki, terminy, ryzyka
- kalendarz obowiązków na kolejne tygodnie
- rejestr postępowań zakupowych: co w toku, co planowane
- załatwioną korespondencję z instytucją, z krótkim streszczeniem
- kontakt z opiekunem projektu
Nasze doświadczenie
Przykłady zarządzania i rozliczeń
Po podpisaniu umowy prowadziliśmy te projekty i rozliczaliśmy dotacje. Każda karta podaje kwotę dofinansowania i wynik.
Katalog projektów
49 projektów
Usługa: Zarządzanie projektem, Rozliczanie projektu
126,2 mln zł pozyskanego dofinansowania
Wynik projektów
- Pozytywny wynik 49
Cyfryzacja
Udostępnianie zasobów publicznych rejestrów geodezyjnych – modernizacja ewidencji gruntów i budynków
Związek Powiatów Województwa Podlaskiego
Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020
57,6 mln zł dofinansowania
Pozytywny wynik
Środowisko i GOZ
Zachowanie cennych zasobów przyrodniczych na terenie zbiornika Siemianówka w Gminie Michałowo
Gmina Michałowo
Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020
8,0 mln zł dofinansowania
Pozytywny wynik
Energia i OZE
Budowa elektrowni słonecznej o łącznej mocy elektrycznej do 2 MW w Milejczycach
KARAD Sp. z o.o. w organizacji
Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020
5,8 mln zł dofinansowania
Pozytywny wynik
Powiązane usługi
Czym jeszcze możemy się zająć przy Twoim projekcie
Rozliczanie rzadko jest jedyną sprawą. Zwykle obok czeka kolejny nabór, montaż finansowy albo ulga, z której projekt też może skorzystać.
Pytania przed startem
O co pytają firmy, zanim powierzą nam rozliczenie i prowadzenie projektu.
Mniej, niż zakładasz: przekazujesz dokumenty źródłowe i zatwierdzasz najważniejsze decyzje. Kompletowanie, opisy, wnioski o płatność, sprawozdania i korespondencję bierzemy na siebie.
Tak. Na podstawie upoważnienia pracujemy bezpośrednio w aplikacjach CST 2021: wnioski o płatność i korespondencję prowadzimy w SL2021, a postępowania zakupowe w Bazie Konkurencyjności. Każdy ważny krok zatwierdzasz Ty.
Tak, według zasad, które obowiązują akurat Ciebie. U przedsiębiorców: zasada konkurencyjności powyżej 80 000 zł netto, z postępowaniem w Bazie Konkurencyjności. U podmiotów zobowiązanych do Pzp: procedury ustawowe od 170 000 zł netto, a poniżej tego progu — przy zamówieniach powyżej 80 000 zł netto — zasada konkurencyjności w projekcie. W obu przypadkach z wyłączeniami przewidzianymi w wytycznych. Od szacowania wartości po protokół i umowę z wykonawcą.
Tak. Zaczynamy od przeglądu dotychczasowej dokumentacji: wydatków, postępowań i złożonych wniosków o płatność. Uzupełniamy zaległości, a im wcześniej to zrobimy, tym taniej.
Prześlij je nam przed udzieleniem jakiejkolwiek odpowiedzi. Sprawdzimy treść i terminy, także przy informacji o nieprawidłowości albo wezwaniu do zwrotu, zaproponujemy sposób działania i przygotujemy odpowiedź z dokumentacją.
Księgowość odpowiada za to, żeby wszystko było prawidłowo zaksięgowane. Rozliczenie projektu to dodatkowa praca: kwalifikowalność wydatków, procedury zakupowe, wskaźniki, sprawozdania w SL2021 i wymagania instytucji. Nie zastępujemy Twojej księgowości, pracujemy z nią ramię w ramię, między innymi przy osobnej ewidencji projektu.
Wycenę przedstawiamy po przeglądzie dokumentacji, bo wcześniej nie znamy stanu projektu.
Zasady odpowiedzialności opisujemy wprost w umowie. Firma, która bierze pieniądze za bezpieczeństwo rozliczenia, powinna umieć odpowiedzieć na to pytanie wprost.
Pierwszy krok
Rozmowa diagnostyczna
Pół godziny według ustalonego planu, bez zobowiązań. Na koniec wiesz, w jakim stanie jest Twoje rozliczenie i co z tym zrobić.
-
0–10 min
Twój projekt
Program, etap realizacji, dotychczasowy sposób prowadzenia rozliczenia.
-
10–20 min
Ryzyka
Przechodzimy przez cztery obszary metody 4K i wskazujemy słabe punkty, zaczynając od tego, jak dziś prowadzisz rozliczenie.
-
20–30 min
Rekomendacje
Co zrobić najpierw, z nami albo bez nas.
Listę ryzyk zostawiamy Ci niezależnie od dalszych decyzji.
Telefon: +48 514 549 693, +48 538 397 485 · E-mail: kontakt@groah.pl
Wracamy z propozycją terminu tego samego dnia roboczego.
Administratorem danych jest GROAH sp. z o.o. Dane z formularza wykorzystujemy do umówienia rozmowy i korespondencji w tej sprawie; szczegóły i Twoje prawa opisuje polityka prywatności.
Stan Twojego rozliczenia w pół godziny
Pół godziny rozmowy według ustalonego planu. Lista ryzyk w Twoim projekcie zostaje u Ciebie niezależnie od tego, czy podejmiemy współpracę.