Zasady przetwarzania danych osób korzystających z formularza kontaktowego na stronie groah.pl
Spis treści
Co zawiera ten dokument
Pkt 1
Administrator danych i kontakt
1.1 Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest GROAH spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Białymstoku, ul. Icchoka Malmeda 7, 15-440 Białystok, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001107103, NIP 5423485616, REGON 528701780 (dalej „Spółka” lub „Administrator”).
1.2 W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się:
- pocztą elektroniczną: kontakt@groah.pl;
- pisemnie: na wskazany wyżej adres Spółki, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.
1.3 Spółka nie wyznaczyła inspektora ochrony danych.
Pkt 2
Zakres polityki i przetwarzane dane
2.1 Polityka opisuje przetwarzanie danych osobowych w związku z korzystaniem z formularza kontaktowego na stronie groah.pl oraz z dalszą korespondencją dotyczącą przesłanej sprawy, niezależnie od tego, czy jest prowadzona przez formularz, pocztę elektroniczną czy telefonicznie.
2.2 Przetwarzamy dane, które przekazuje nam Pani/Pan w formularzu i w późniejszej korespondencji, w szczególności:
- adres e-mail;
- treść wiadomości;
- imię i nazwisko, numer telefonu oraz nazwę firmy lub instytucji, jeżeli zostaną podane;
- inne informacje przekazane dobrowolnie w związku z przedstawioną sprawą.
2.3 W zakresie niezbędnym do zapewnienia działania i bezpieczeństwa formularza przetwarzamy również dane techniczne rejestrowane przez serwer strony i mechanizm antyspamowy: adres IP, datę i godzinę zdarzenia, identyfikator przeglądarki oraz informacje o błędach i próbach nadużyć.
2.4 Prosimy o przekazywanie wyłącznie informacji potrzebnych do obsługi sprawy. Formularz nie służy do przesyłania danych dotyczących zdrowia, numerów PESEL, skanów dokumentów tożsamości ani innych informacji wymagających szczególnej ochrony. Jeżeli takie dane okażą się niezbędne do załatwienia sprawy, uzgodnimy z Panią/Panem bezpieczny sposób ich przekazania.
2.5 Formularz kontaktowy nie służy do przesyłania zgłoszeń rekrutacyjnych. Zgłoszenia takie prosimy kierować przez formularz przy ogłoszeniu rekrutacyjnym albo na adres rekrutacja@groah.pl; zasady ich przetwarzania opisuje Polityka prywatności kandydatów do pracy i współpracy. CV przesłane przez formularz kontaktowy przekazujemy do obsługi zgodnie z tą polityką.
2.6 Strona nie korzysta z narzędzi analitycznych ani z plików cookies służących do analityki lub marketingu. W pamięci przeglądarki zapisujemy wyłącznie ustawienia wybrane przez odwiedzającego, np. wielkość tekstu i kontrast w panelu dostępności.
2.7 Wyjątkiem jest mapa dojazdu na stronie Kontakt, dostarczana przez usługę Mapy Google. Wczytuje się dopiero po kliknięciu przycisku „Pokaż mapę Google” — do tego czasu strona nie łączy się z Google. Po kliknięciu przeglądarka łączy się z serwerami Google (Google Ireland Limited), które otrzymują m.in. adres IP, informacje o przeglądarce i adres odwiedzanej strony i mogą zapisać na urządzeniu pliki cookies Google. Dane mogą trafiać do Google LLC w Stanach Zjednoczonych. Zasady przetwarzania danych przez Google opisuje polityka prywatności Google (policies.google.com/privacy).
Pkt 3
Cele i podstawy prawne przetwarzania
3.1 Obsługa zapytań i prowadzenie korespondencji. Dane przetwarzamy, aby zapoznać się z wiadomością, udzielić odpowiedzi, wyjaśnić przedstawioną sprawę i prowadzić związaną z nią korespondencję. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem Spółki jest umożliwienie kontaktu, obsługa kierowanych do niej spraw i zachowanie ciągłości korespondencji. Podstawa ta obejmuje również kontakt z osobami działającymi w imieniu przedsiębiorstw, instytucji i innych podmiotów.
3.2 Działania przed zawarciem umowy i wykonanie umowy. Jeżeli zwraca się Pani/Pan we własnym imieniu o przygotowanie oferty, wycenę lub inne działania zmierzające do zawarcia umowy ze Spółką, dane niezbędne do ich wykonania przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Ta sama podstawa dotyczy korespondencji niezbędnej do wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną.
3.3 Bezpieczeństwo formularza. Dane techniczne przetwarzamy w celu zapewnienia prawidłowego działania formularza, diagnozowania błędów, przeciwdziałania spamowi i wykrywania nadużyć. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona systemów informatycznych i bezpieczeństwo komunikacji.
3.4 Wykonanie obowiązków prawnych. Jeżeli wiadomość dotyczy realizacji praw wynikających z RODO, dane niezbędne do rozpatrzenia żądania i udzielenia odpowiedzi przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 12–22 RODO. Jeżeli sprawa wiąże się z innym obowiązkiem prawnym Spółki, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami określającymi ten obowiązek.
3.5 Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. Jeżeli korespondencja jest niezbędna do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, przetwarzamy ją na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona praw Spółki.
Pkt 4
Dobrowolność podania danych
4.1 Podanie danych jest dobrowolne. Do przesłania wiadomości przez formularz wymagane są adres e-mail i treść wiadomości; bez nich przesłanie formularza lub udzielenie odpowiedzi nie będzie możliwe. Nie jest to wymóg ustawowy ani umowny.
4.2 Imię i nazwisko, numer telefonu oraz nazwa firmy lub instytucji są opcjonalne. Podanie numeru telefonu umożliwia kontakt telefoniczny w sprawie zapytania.
4.3 Jeżeli do rozpatrzenia sprawy będą potrzebne dodatkowe dane, poinformujemy o ich zakresie i o tym, dlaczego są potrzebne.
Pkt 5
Okresy przechowywania danych
5.1 Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, w którym zostały zebrane. Jeżeli potrzeba przechowywania ustaje wcześniej, usuwamy je wcześniej. Obowiązują następujące okresy:
| Rodzaj danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Zwykłe zapytania i korespondencja | Przez czas obsługi sprawy oraz do 6 miesięcy od jej zakończenia, na potrzeby wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń lub kontynuacji tej samej sprawy. |
| Zapytania ofertowe, które nie doprowadziły do zawarcia umowy | Przez czas rozmów oraz do 12 miesięcy od ich zakończenia. |
| Korespondencja stanowiąca część dokumentacji umowy | Przez czas wykonywania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami o rachunkowości, lub niezbędny do ochrony roszczeń. Szczegółowe zasady przekazujemy w informacji dla klientów i kontrahentów. |
| Żądania dotyczące danych osobowych | 3 lata od zakończenia sprawy, aby móc wykazać wykonanie obowiązków wynikających z RODO. |
| Dokumentacja roszczeń i sporów | Do upływu terminu przedawnienia, a jeżeli toczy się postępowanie, do jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia. |
| Dane techniczne (logi formularza i serwera) | Do 90 dni od zarejestrowania zdarzenia. Zapis potrzebny do wyjaśnienia incydentu przechowujemy przez czas jego wyjaśnienia i usunięcia skutków. |
| Kopie zapasowe | Do 30 dni od usunięcia danych ze zbiorów bieżących, w ramach rotacji kopii. |
5.2 Dane w kopiach zapasowych są objęte ograniczeniem dostępu i nie służą do bieżącej obsługi ani do marketingu. Po odtworzeniu kopii ponownie wykonujemy wcześniejsze dyspozycje usunięcia danych.
Pkt 6
Odbiorcy danych
6.1 Dostęp do danych mają upoważnione osoby w Spółce, w zakresie potrzebnym do obsługi sprawy.
6.2 Dane mogą być przekazywane podmiotom, które świadczą dla Spółki usługi:
- hostingu strony i obsługi formularza, w tym mechanizmu antyspamowego;
- poczty elektronicznej i przechowywania danych;
- utrzymania i bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz utrzymania strony internetowej, w zakresie niezbędnym do usunięcia usterki;
- obsługi korespondencji lub relacji z klientami, jeżeli Spółka z nich korzysta;
- pomocy prawnej, jeżeli jest potrzebna w związku z daną sprawą.
6.3 Podmioty przetwarzające dane w imieniu Spółki działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania i zgodnie z jej udokumentowanymi poleceniami.
6.4 Dane mogą być udostępniane sądom, organom publicznym i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli istnieje właściwa podstawa prawna.
Pkt 7
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
7.1 Dane przetwarzamy w Europejskim Obszarze Gospodarczym — poczta elektroniczna i serwer strony znajdują się w Polsce. Nie przekazujemy danych do państw spoza EOG. Mapę Google wczytywaną na Pani/Pana żądanie opisuje pkt 2.7.
7.2 Jeżeli w przyszłości skorzystamy z dostawcy spoza EOG, przed przekazaniem danych zaktualizujemy politykę i wskażemy podstawę przekazania przewidzianą w rozdziale V RODO.
Pkt 8
Prawa osób, których dane dotyczą
8.1 Na warunkach określonych w RODO przysługują Pani/Panu prawa do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania lub uzupełnienia danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych przekazanych Spółce, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany i opiera się na umowie lub zgodzie.
8.2 Ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, o którym mowa w pkt 3.1, 3.3 i 3.5. Po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy takiego przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
8.3 Żądania można przesyłać na adres kontakt@groah.pl lub pisemnie na adres Spółki. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Ze względu na skomplikowany charakter lub liczbę żądań termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i jego przyczynach poinformujemy w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.
8.4 Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Informacje o sposobach składania skarg są dostępne na stronie uodo.gov.pl.
Pkt 9
Marketing i decyzje zautomatyzowane
9.1 Przesłanie wiadomości służy obsłudze przedstawionej sprawy. Nie oznacza zapisu do newslettera ani zgody na przesyłanie informacji handlowych niezwiązanych z zapytaniem.
9.2 Jeżeli Spółka udostępni możliwość otrzymywania newslettera lub innych komunikatów marketingowych, przedstawi odrębne informacje i odrębny mechanizm zgody wymaganej przepisami o komunikacji elektronicznej. Skorzystanie z formularza nie będzie uzależnione od zgody marketingowej.
9.3 Dane z formularza nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na osobę. Mechanizm antyspamowy służy wyłącznie odróżnieniu zgłoszeń od automatycznych nadużyć.
Pkt 10
Bezpieczeństwo i zmiany polityki
10.1 Spółka zabezpiecza dane za pomocą środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do ryzyka, w tym ograniczenia dostępu do osób upoważnionych, szyfrowania transmisji oraz zabezpieczenia systemów i korespondencji przed dostępem osób nieuprawnionych.
10.2 Politykę aktualizujemy w razie zmian sposobu działania formularza, wykorzystywanych usług lub przepisów. Aktualna treść jest dostępna przy formularzu kontaktowym. Zmiana polityki nie zastępuje zgody, jeżeli nowe przetwarzanie jej wymaga.
Kontakt
Sprawy dotyczące ochrony danych
Pytania i żądania dotyczące danych
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania (pkt 8.3).
ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa
Dokumenty serwisu