Zanim wybór stanie się faktem
Czym jest analiza wariantowa
Decyzja o inwestycji wymaga sprawdzenia więcej niż jednego rozwiązania.
Analiza wariantowa polega na zestawieniu możliwych rozwiązań, ocenie każdego z nich według tych samych kryteriów i wskazaniu tego, które najlepiej odpowiada potrzebie.
Pięć kroków, jedna decyzja
- potrzeba
- warianty
- kryteria
- porównanie
- wybór
Część większego dokumentu
Analiza wariantowa jest też wymaganą częścią dokumentacji przy ubieganiu się o dofinansowanie inwestycji.
Najczęściej jest rozdziałem większego dokumentu i to on decyduje, jak szczegółowo trzeba ją napisać. Te sytuacje opisujemy niżej.
Czym jest wariant
Co jest wariantem
Wariant to inny sposób zaspokojenia tej samej potrzeby. Zestaw wariantów buduje się więc od potrzeby, a dopiero potem od rozwiązań. Poniżej cztery kierunki, od których zaczynamy rozmowę.
Ta sama potrzeba i cztery drogi do jej zaspokojenia, każda innym sposobem działania.
Nic nie zmieniamy
Scenariusz, w którym nikt nie podejmuje inwestycji. Nie jest pusty: zawiera koszty, które i tak trzeba będzie ponieść, na przykład naprawy, kary, rosnące zużycie energii i utracone przychody. Bez niego nie da się policzyć, ile projekt daje, bo nie ma do czego porównać wyniku.
Wygrywa, gdy problem sam słabnie albo gdy inwestycja kosztowałaby więcej niż szkoda, której ma zapobiec.
Poprawiamy to, co jest
Modernizacja, remont, rozbudowa albo doposażenie tego, co już istnieje. Zwykle najtańszy i najszybszy do uruchomienia, ale zachowuje ograniczenia istniejącego obiektu: układ, lokalizację, stan techniczny i wiek instalacji.
Wygrywa, gdy istniejący obiekt posłuży jeszcze wiele lat, a potrzeba dotyczy skali albo standardu.
Robimy od nowa
Nowy obiekt, nowa technologia, inna lokalizacja albo inny model działania. Najwyższe nakłady i najdłuższe przygotowanie, ale też jedyny wariant wolny od ograniczeń istniejącego obiektu.
Wygrywa, gdy potrzeby nie da się zaspokoić w dotychczasowym układzie albo gdy koszty utrzymania istniejącego rozwiązania rosną szybciej niż jego użyteczność.
Dzielimy na etapy
Ten sam zakres rozłożony w czasie: najpierw część, która daje efekt najszybciej, potem reszta. Rozkłada nakłady w czasie i pozwala sprawdzić założenia na pierwszym etapie, ale zwykle podnosi łączny koszt i wydłuża okres, w którym efekt jest tylko częściowy.
Wygrywa, gdy środki są rozłożone na kilka lat albo gdy część założeń wymaga sprawdzenia w praktyce, zanim zapadną decyzje o całości.
Te cztery kierunki nie wyczerpują listy. W konkretnym przedsięwzięciu dochodzą warianty lokalizacyjne, technologiczne albo organizacyjne, na przykład zakup usługi zamiast budowy własnego zaplecza.
Na czym polega analiza wariantowa?
Analiza wariantowa obejmuje cztery kroki:
1.
Zestawienie wariantów
Zestawiamy rozwiązania, które w danej sytuacji wchodzą w grę.
2.
Ocenę wariantów
Oceniamy każdy wariant pod kątem kosztów, korzyści, ryzyka i wpływu na otoczenie.
3.
Porównanie wariantów
Zestawiamy oceny w jednej tabeli, żeby było widać, czym warianty się różnią.
4.
Wybór wariantu
Wskazujemy rozwiązanie, które najlepiej odpowiada celowi i potrzebom Państwa organizacji.
Wariant odniesienia
Jak liczy się efekt projektu
Efekt projektu to różnica między scenariuszem z inwestycją i bez niej. Żeby ją policzyć, trzeba wiedzieć, co działoby się bez projektu, dlatego wariant bezinwestycyjny opisuje się równie starannie jak samą inwestycję.
Co wchodzi do wariantu bazowego
Nakłady odtworzeniowe, które i tak trzeba ponieść, rosnące koszty utrzymania, skutki zaniechania, zmiany w otoczeniu niezależne od projektu.
Częsty błąd
Założenie, że bez inwestycji wszystko zostanie tak, jak jest dzisiaj. Scenariusz bez inwestycji też zmienia się w czasie, najczęściej na gorsze, i to trzeba pokazać.
Ten sam okres, ta sama miara
Warianty porównuje się w tym samym okresie i tą samą metodą. Inaczej wygrywa wariant policzony korzystniej zamiast lepszego.
Porównanie
Porównanie wariantów z wagami kryteriów
Trzy warianty, pięć kryteriów, jedna tabela. Proszę przesunąć wagi: przy innym rozłożeniu akcentów kolejność potrafi się odwrócić. Dlatego kryteria i ich wagi ustala się przed oceną wariantów, gdy wynik nie jest jeszcze znany.
Wagi kryteriów
Waga 0 znaczy, że kryterium nie bierze udziału w porównaniu. Suwaki nie zmieniają ocen wariantów, tylko ich znaczenie w wyniku.
Kolejność wariantów
- Wariant C · etapowanie 72
- Wariant A · modernizacja 68
- Wariant B · nowy obiekt 68
Przy równych wagach prowadzi Wariant C.
| Kryterium | A | B | C |
|---|---|---|---|
| Nakłady inwestycyjne | 5 | 1 | 3 |
| Koszty eksploatacji | 3 | 5 | 4 |
| Efekt dla odbiorców | 2 | 5 | 4 |
| Ryzyko wdrożenia | 4 | 2 | 4 |
| Wpływ na otoczenie | 3 | 4 | 3 |
Panel jest poglądowy. Oceny są przykładowe i pokazują wyłącznie mechanizm. W rzeczywistym dokumencie każda ocena ma źródło: wyliczenie, pomiar albo opisane założenie. Lista kryteriów wynika z celu projektu i z wymagań instytucji, do której trafia opracowanie.
Oferta
GROAH
Mają Państwo wybrane rozwiązanie, ale nie mają dla niego uzasadnienia?
Wystarczy opis przedsięwzięcia i to, co już powstało. Warianty, kryteria i sposób porównania ustalimy wspólnie, przed napisaniem dokumentu.
Zakres usług
GROAH przygotowuje analizy wariantowe dla firm, samorządów i instytucji. Zestawiamy warianty, oceniamy je według uzgodnionych kryteriów i opisujemy wynik tak, żeby instytucja, zarząd albo finansujący mogli prześledzić każdą ocenę.
Po krótkiej rozmowie o Państwa przedsięwzięciu przedstawimy ofertę.
Pułapki
Pułapki w porównaniu wariantów
Rozdział o wariantach czyta się szybko i równie szybko widać w nim skróty. Te cztery wracają najczęściej. Po lewej to, co trafia się w dokumentach, po prawej to, czego oczekuje oceniający.
Warianty pozorne
Bywa takDo gotowego rozwiązania dopisuje się dwa inne, z założenia gorsze, żeby było co porównać. Różnią się tylko szczegółami wykonania.
Powinno byćKażdy wariant jest osobną odpowiedzią na tę samą potrzebę i każdy dałoby się zrealizować. Odrzucenie wariantu wymaga uzasadnienia, sam wynik punktacji nie wystarczy.
Brak wariantu bezinwestycyjnego
Bywa takPorównuje się wyłącznie inwestycje między sobą. Nie wiadomo, ile kosztuje niezrobienie niczego, więc każda z nich wygląda na opłacalną.
Powinno byćScenariusz bez inwestycji jest policzony w tym samym okresie i tą samą metodą. Dopiero on pokazuje, ile z efektu przypisanego projektowi wydarzyłoby się bez niego.
Kryteria dobrane po wyniku
Bywa takZestaw kryteriów i ich wagi powstają, gdy oceny są już policzone, i zmieniają się tak długo, aż wygra wariant przyjęty na początku.
Powinno byćKryteria, skala i wagi są opisane przed oceną, a ich dobór wynika z celu przedsięwzięcia. Zmianę wag pokazuje się jako osobne sprawdzenie wrażliwości wyniku.
Warianty nieporównywalne
Bywa takJeden wariant obejmuje szerszy zakres, drugi liczony jest w krótszym okresie, trzeci w cenach z innego roku. Takie zestawienie niczego nie porównuje.
Powinno byćWszystkie warianty odpowiadają na tę samą potrzebę, w tym samym zakresie, okresie i poziomie cen. Różnice, których nie da się usunąć, są nazwane wprost.
Gdzie trafia
Do jakiego dokumentu trafia analiza
Miejsce, do którego trafi analiza, przesądza o jej zakresie i formie. Czasem wystarczy krótkie uzasadnienie wyboru, czasem potrzebny jest osobny rachunek dla każdego wariantu.
Dokument
Studium wykonalności
Analiza wariantów jest tu rozdziałem, od którego zależy cała reszta: wybrany wariant wchodzi potem do prognoz, harmonogramu i modelu finansowego. Ocena wariantów ma często dwa etapy: najpierw odpadają rozwiązania niemożliwe do wykonania, potem porównuje się pozostałe.
Zwykle potrzebne opis wariantu bezinwestycyjnego, kryteria wyboru wraz z uzasadnieniem, wynik porównania i wskazanie wariantu rekomendowanego.
Dokument
Wniosek o dofinansowanie
Instytucje pytają, dlaczego wybrano to rozwiązanie zamiast innych. Odpowiedź musi zgadzać się z załącznikami: jeśli w studium wygrał inny wariant niż opisany we wniosku, dokumentacja wraca do uzupełnienia. To jeden z częstszych powodów wezwań.
Zwykle potrzebne zwięzłe uzasadnienie wyboru, zgodność z zakresem projektu i z kosztami kwalifikowalnymi, odwołanie do pełnej analizy w załączniku.
Procedura
Postępowanie środowiskowe
W dokumentacji oceny oddziaływania na środowisko opis wariantów jest wymagany wprost, łącznie z wariantem najkorzystniejszym dla środowiska i racjonalnym wariantem alternatywnym. Porównuje się tu skutki środowiskowe, koszty schodzą na drugi plan.
Zwykle potrzebne wariant proponowany, wariant alternatywny, wariant najkorzystniejszy dla środowiska i porównanie ich oddziaływań.
Przygotowanie inwestycji
Przygotowanie postępowania
Zanim powstanie opis przedmiotu zamówienia, trzeba rozstrzygnąć, co właściwie zamawiamy: gotowe rozwiązanie czy efekt, budowę czy usługę, całość czy pierwszy etap. Analiza wariantowa służy tu do podjęcia decyzji o trybie i zakresie zamówienia.
Zwykle potrzebne porównanie sposobów realizacji, skutki każdego z nich dla harmonogramu i utrzymania, wskazanie wariantu przyjętego do dalszych prac.
Materiał wewnętrzny
Decyzja wewnątrz organizacji
Bez procedury zewnętrznej analiza wariantowa przydaje się najbardziej, bo doprowadza rozmowę do wspólnych kryteriów. Zamiast sporu o to, które rozwiązanie jest lepsze, zostaje pytanie, co dla organizacji jest ważniejsze. Na takie pytanie można odpowiedzieć.
Zwykle potrzebne krótkie zestawienie porównawcze, jasno nazwane kryteria i wagi, konsekwencje każdego wyboru rozpisane na najbliższe lata.
Korzyści z analizy wariantowej
Uzasadniona decyzja
Decyzja opiera się na porównaniu rozwiązań policzonych tą samą metodą, więc łatwiej ją uzasadnić i trudniej podważyć.
Trafniejszy wybór
Porównanie kilku dróg do celu pokazuje, która z nich daje najwięcej przy danych nakładach.
Ryzyko znane przed decyzją
Przy każdym wariancie opisujemy jego ryzyka, więc wiadomo, czego można uniknąć, wybierając inną drogę.
Lepiej wydane pieniądze
Środki trafiają do rozwiązania, które wybrano świadomie, po porównaniu z innymi.
Powiązane usługi
Analizę wariantową przygotowujemy osobno albo jako część większego opracowania, razem z prognozą popytu, rachunkiem opłacalności i wnioskiem.
Najczęstsze pytania
Pytania, które słyszymy przed decyzją o zamówieniu analizy.
Nie ma jednej liczby. Zestaw ma objąć dostępne sposoby zaspokojenia potrzeby: najczęściej wariant bezinwestycyjny i kilka rozwiązań różniących się sposobem działania. Więcej wariantów nie znaczy lepiej, bo każdy trzeba opisać i policzyć tak samo starannie. Długa lista kończy się analizą powierzchowną.
Ma, choć w innej roli: służy wtedy do uzasadnienia wyboru. Musi być uczciwa, bo instytucje rozpoznają warianty dopisane po fakcie. Zdarza się też, że rzetelne porównanie pokazuje słabe miejsce przyjętego rozwiązania. Wtedy kierunek zostaje, a zmienia się zakres albo kolejność prac.
Kryteria proponujemy na podstawie celu przedsięwzięcia i wymagań dokumentu, do którego analiza trafi, ale zatwierdzają je Państwo. To decyzja merytoryczna: mówi, co dla organizacji jest ważniejsze. Wagi ustalamy przed oceną wariantów i zapisujemy razem z uzasadnieniem, bo inaczej wynik traci wiarygodność.
Analiza wariantowa mówi, które rozwiązanie wybrać, a studium wykonalności, czy i na jakich warunkach można je zrealizować. W praktyce pierwsza jest rozdziałem drugiego. Osobno zamawia się ją wtedy, gdy pełny dokument nie jest potrzebny albo gdy trzeba rozstrzygnąć kierunek przed dalszymi pracami.
Opis potrzeby albo problemu, który ma zostać rozwiązany, i wszystko, co już powstało: koncepcje, kosztorysy, ekspertyzy, wcześniejsze opracowania, dokumentacja naboru, jeśli projekt ma być zgłoszony. Przydaje się też informacja o ograniczeniach, których nie da się zmienić: terenie, terminie i dostępnych środkach. One od razu usuwają część wariantów.
Nie zawsze i nie zawsze powinien. Bywa, że dwa rozwiązania wypadają prawie równo. Wtedy uczciwiej jest to napisać i wskazać, jaka informacja rozstrzygnęłaby remis, na przykład wynik badania gruntu albo decyzja o źródle finansowania. Wskazanie wariantu wbrew wynikowi wygląda stanowczo, ale kosztuje wiarygodność.
Część kryteriów da się policzyć w pieniądzu, część nie, a próba wyceny wszystkiego szkodzi. Kryteria mierzalne liczy się wprost, pozostałe ocenia w opisanej skali, a sposób przejścia od ocen do wyniku pokazuje się jawnie. Ważniejsze od samej punktacji jest to, żeby czytający mógł prześledzić, skąd wzięła się każda ocena.
Analizę da się przeliczyć, bo założenia opisuje się osobno od wyników. Zmiana cen, zakresu albo terminu rzadko zmienia wynik porównania, ale potrafi przesunąć kolejność wariantów, jeśli różnice między nimi były niewielkie. Dlatego w dokumencie pokazujemy też, jak bardzo wynik jest wrażliwy na te założenia.
Z jednymi i drugimi. Metoda jest ta sama, różni się odbiorca: w sektorze publicznym analizę czyta instytucja, w prywatnym zarząd albo finansujący. Do tego odbiorcy dopasowujemy zakres.
Pierwsza rozmowa o analizie
Podczas krótkiej rozmowy ustalimy:
- jaką potrzebę ma zaspokoić przedsięwzięcie,
- które rozwiązania są już rozważane i skąd się wzięły,
- czego nie da się zmienić: terenu, terminu, dostępnych środków,
- do jakiego dokumentu albo procedury trafi analiza,
- kto po Państwa stronie zatwierdza kryteria wyboru.
Kontakt
E-mail: kontakt@groah.pl
Telefon: +48 514 549 693
Telefon: +48 538 397 485
GROAH Sp. z o.o., ul. Icchoka Malmeda 7, 15-440 Białystok
Poproś o kontakt
* pola wymagane
Skontaktujemy się, aby ustalić dogodny termin rozmowy. Przesłanie formularza nie zobowiązuje do zamówienia usługi.
Aktualności
Faster: 20,3 mln zł z FEPD na transport publiczny
Parki bioróżnorodności w Wasilkowie: 3,9 mln zł
ŚCCS w Zabrzu: 30 mln zł z KPO na wymianę aparatury
Muzeum Popiełuszki w Okopach: 37,6 mln zł z FEnIKS
Wirtualna elektrownia OZE w Białymstoku: 49,6 mln zł
Cyfryzacja ewidencji gruntów na Podlasiu rozliczona
Status MŚP a przedsiębiorstwa powiązane: przykład
Limit de minimis 300 tys. euro: jak liczyć trzy lata
Rozpoczęcie prac a efekt zachęty w pomocy publicznej
Analiza wariantowa dla Państwa przedsięwzięcia
Analiza wariantowa dla przedsięwzięć sektora prywatnego i publicznego, jako osobne opracowanie albo rozdział większego dokumentu.
Jeśli z rozmowy wyniknie, że wystarczy jedno zdanie uzasadnienia, powiemy to wprost.