Polityka prywatności kandydatów do pracy i współpracy

1.1 Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest GROAH spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Białymstoku, ul. Icchoka Malmeda 7, 15-440 Białystok, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001107103, NIP 5423485616, REGON 528701780 (dalej „Spółka” lub „Administrator”).

1.2 W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i korzystania z przysługujących praw można kontaktować się:

• pocztą elektroniczną: kontakt@groah.pl;
• pisemnie: na wskazany wyżej adres Spółki, z dopiskiem „Dane osobowe – rekrutacja”.

1.3 Spółka nie wyznaczyła inspektora ochrony danych.

3.1 W związku z rekrutacją na stanowisko pracownicze przetwarzamy dane, których pracodawca może żądać na podstawie art. 221 § 1 Kodeksu pracy:

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. datę urodzenia;
3. wskazane przez Panią/Pana dane kontaktowe;
4. informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy na danym stanowisku (art. 221 § 2 Kodeksu pracy).

3.2 Ponadto przetwarzamy:

1. dodatkowe dane zwykłe, które przekazuje Pani/Pan dobrowolnie w dokumentach aplikacyjnych lub podczas rozmowy, np. informacje o dodatkowych umiejętnościach i zainteresowaniach, zdjęcie lub odnośniki do profili zawodowych;
2. informacje dotyczące przebiegu rekrutacji: korespondencję, wyniki zadań rekrutacyjnych oraz notatki i oceny spełnienia wymagań stanowiska, sporządzane przez osoby prowadzące rekrutację na podstawie danych przetwarzanych zgodnie z prawem.

3.3 Wynagrodzenie. Zgodnie z art. 221 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy nie żądamy informacji o wynagrodzeniu w obecnym ani w poprzednich stosunkach pracy i prosimy o niezamieszczanie takich informacji w dokumentach aplikacyjnych. Możemy zapytać o Pani/Pana oczekiwania finansowe. Informację o początkowej wysokości wynagrodzenia na danym stanowisku lub jego przedziale przekazujemy zgodnie z art. 183ca Kodeksu pracy w ogłoszeniu o naborze, a jeżeli nabór nie był ogłaszany lub ogłoszenie nie zawierało tej informacji, przed rozmową kwalifikacyjną.

3.4 Dane zbędne. Prosimy, aby dokumenty aplikacyjne nie zawierały danych zbędnych do oceny kandydatury, w szczególności numeru PESEL, numeru dokumentu tożsamości, informacji o sytuacji rodzinnej, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych ani o stanie zdrowia. Zdjęcie nie jest wymagane. Dane zbędne lub otrzymane bez właściwej podstawy prawnej usuwamy albo trwale zakrywamy w dokumencie; w razie potrzeby prosimy o przekazanie dokumentu bez tych informacji.

3.5 Dane szczególnych kategorii. Dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, np. dotyczące stanu zdrowia lub niepełnosprawności, możemy przetwarzać wyłącznie na podstawie Pani/Pana wyraźnej zgody i tylko wtedy, gdy przekazuje je Pani/Pan z własnej inicjatywy (art. 9 ust. 2 lit. a RODO w związku z art. 221b § 1 Kodeksu pracy). Samo zamieszczenie takich informacji w CV nie jest traktowane jako wyraźna zgoda. Jeżeli chce Pani/Pan, abyśmy uwzględnili takie informacje, np. w celu dostosowania sposobu przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej lub stanowiska pracy do Pani/Pana potrzeb, prosimy o odrębne oświadczenie w dokumentach aplikacyjnych lub w wiadomości, np.: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez GROAH sp. z o.o. na potrzeby rekrutacji szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, które zamieściłam/zamieściłem w moich dokumentach aplikacyjnych”. Bez takiego oświadczenia dane te usuwamy. Dostęp do danych szczególnych kategorii mają wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie, zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy (art. 221b § 3 Kodeksu pracy).

Wzór oświadczenia · pkt 3.5

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez GROAH sp. z o.o. na potrzeby rekrutacji szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, które zamieściłam/zamieściłem w moich dokumentach aplikacyjnych

3.6 Karalność. Informacje o wyrokach skazujących i czynach zabronionych przetwarzamy wyłącznie w przypadkach, w których przepis prawa uprawnia Spółkę do ich żądania. Zgoda kandydata nie zastępuje wymaganej podstawy ustawowej; o takie informacje nie prosimy.

5.1 Do osób ubiegających się o współpracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub umowy o współpracy zawieranej w ramach działalności gospodarczej nie stosuje się art. 221 Kodeksu pracy. Dane niezbędne do oceny możliwości zawarcia i wykonania umowy, w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe, informacje o kwalifikacjach, uprawnieniach, doświadczeniu i zrealizowanych projektach oraz o proponowanych warunkach współpracy, przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jako działania podejmowane na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy.

5.2 Do danych dodatkowych, danych szczególnych kategorii, przyszłych rekrutacji, ocen kandydatur oraz obrony przed roszczeniami stosuje się odpowiednio zasady opisane w pkt 3, 4 i 7, przy czym w miejsce przepisów Kodeksu pracy stosuje się ogólne zasady RODO oraz przepisy ustawy z dnia 3 grudnia 2010 r. o wdrożeniu niektórych przepisów Unii Europejskiej w zakresie równego traktowania.

5.3 Jeżeli Pani/Pana kwalifikacje i doświadczenie miałyby zostać wskazane w ofercie składanej przez Spółkę w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo w dokumentacji przygotowywanej dla klienta Spółki, poprosimy o odrębną zgodę, wskazując odbiorcę i cel udostępnienia danych.

7.1 Bieżąca rekrutacja. Dane wykorzystujemy na potrzeby naboru do jego zakończenia. Rekrutację uważamy za zakończoną z chwilą zawarcia umowy z wybraną osobą i podjęcia przez nią pracy lub współpracy albo z chwilą podjęcia decyzji o zamknięciu naboru bez wyboru kandydata. W przypadku wcześniejszego wycofania kandydatury zaprzestajemy wykorzystywania danych w tym naborze. Po zakończeniu rekrutacji dane nie są już wykorzystywane do oceny kandydatur, a ich dalsze przechowywanie odbywa się wyłącznie w celach i okresach wskazanych poniżej.

7.2 Obrona przed roszczeniami. Dokumentację rekrutacji niezbędną do wykazania obiektywnych kryteriów wyboru, w tym ogłoszenie i wymagania stanowiska, dokumenty aplikacyjne, wyniki zadań rekrutacyjnych, notatki z ocen oraz korespondencję dotyczącą wyniku naboru, przechowujemy przez 3 lata od zakończenia rekrutacji, to jest przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z art. 291 § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli w tym czasie zostanie zgłoszone roszczenie lub powstanie spór, dokumentację przechowujemy do jego ostatecznego zakończenia, a jeżeli jest to konieczne do wykonania rozstrzygnięcia, także przez czas niezbędny w tym celu. W tym okresie dokumentacja jest wyłącznie przechowywana, z dostępem ograniczonym do osób odpowiedzialnych za obsługę roszczeń, i nie jest wykorzystywana do kolejnych rekrutacji bez odrębnej zgody.

7.3 Przyszłe rekrutacje. Jeżeli wyrazi Pani/Pan odrębną zgodę, dane wykorzystujemy na potrzeby przyszłych rekrutacji przez 12 miesięcy od dnia jej udzielenia, nie dłużej jednak niż do wcześniejszego wycofania zgody. Po upływie tego okresu przestajemy wykorzystywać dane w tym celu; przedłużenie wymaga nowej zgody. Sam kontakt ze strony Spółki ani aktualizacja CV nie powodują automatycznego rozpoczęcia kolejnego okresu, chyba że wraz z aktualizacją ponownie wyrazi Pani/Pan zgodę. Jeżeli przed upływem tego okresu przystąpi Pani/Pan do konkretnej rekrutacji, dane niezbędne do jej przeprowadzenia przetwarzamy dalej według zasad dotyczących bieżącej rekrutacji.

7.4 Zgłoszenia z własnej inicjatywy. Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy prowadzonej rekrutacji i nie towarzyszy mu zgoda na przyszłe nabory, odpowiadamy na nie i, jeżeli jesteśmy zainteresowani kandydaturą, prosimy o wyrażenie takiej zgody. W braku zgody usuwamy dokumenty aplikacyjne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od ich otrzymania.

7.5 Żądania dotyczące danych. Korespondencję dotyczącą realizacji praw kandydatów przechowujemy przez 3 lata od zakończenia sprawy, aby móc wykazać wykonanie obowiązków wynikających z RODO.

7.6 Zatrudnienie lub współpraca. W razie zatrudnienia dokumenty aplikacyjne wybranej osoby stają się częścią dokumentacji pracowniczej i są przechowywane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy o aktach osobowych. W razie zawarcia umowy cywilnoprawnej dane niezbędne do jej wykonania przetwarzamy na zasadach dotyczących tej umowy. Otrzyma Pani/Pan odrębną informację o takim przetwarzaniu.

9.1 Dane przetwarzamy w Europejskim Obszarze Gospodarczym — poczta elektroniczna i serwer strony znajdują się w Polsce. Nie przekazujemy danych do państw spoza EOG.

9.2 Jeżeli w przyszłości skorzystamy z dostawcy spoza EOG, przed przekazaniem danych zaktualizujemy politykę i wskażemy podstawę przekazania przewidzianą w rozdziale V RODO.

11.1 Na warunkach określonych w RODO przysługują Pani/Panu prawa do:

1. dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
2. sprostowania lub uzupełnienia danych;
3. usunięcia danych;
4. ograniczenia przetwarzania;
5. przenoszenia danych przekazanych Administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany i opiera się na zgodzie lub umowie;
6. wycofania udzielonej zgody.

11.2 Przysługuje również prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, o którym mowa w pkt 4.1 i 4.3. Po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy takiego przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

11.3 Żądania można kierować na dane kontaktowe wskazane w pkt 1. Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. Ze względu na skomplikowany charakter lub liczbę żądań termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i jego przyczynach poinformujemy w ciągu miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 RODO).

11.4 Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Informacje o sposobach składania skarg są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

13.1 Spółka stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka przetwarzania danych, w szczególności ogranicza dostęp do dokumentów do osób upoważnionych, zobowiązuje je do zachowania poufności oraz zabezpiecza elektroniczną i papierową dokumentację przed nieuprawnionym dostępem.

13.2 Po upływie okresów wskazanych w pkt 7 dane są usuwane z używanych zbiorów, w tym ze skrzynek pocztowych, folderów, systemów rekrutacyjnych, narzędzi wspierających i kopii roboczych. Dokumenty papierowe są niszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści.

13.3 Dane znajdujące się w kopiach zapasowych są objęte ograniczeniem dostępu i usuwane zgodnie z harmonogramem rotacji kopii, nie później niż w ciągu 30 dni od usunięcia danych ze zbiorów bieżących. W tym czasie nie służą do prowadzenia rekrutacji. W razie odtworzenia kopii ponownie stosuje się wcześniej wykonane dyspozycje usunięcia danych.