Po co ocena
Czym jest ocena dokumentacji
Kompletna i poprawna dokumentacja jest potrzebna przy pozyskiwaniu finansowania, w przetargach, przy realizacji inwestycji i przy wdrażaniu nowych rozwiązań.
Na czym polega usługa
Oceniamy gotową dokumentację pod trzema względami: czy jest poprawna, czy jest kompletna i czy odpowiada przepisom oraz wymaganiom postępowania, do którego trafi.
Autor dokumentu zna jego intencję, więc czyta go inaczej niż osoba, która widzi go pierwszy raz i ma tylko to, co zostało zapisane. Ocena jest takim pierwszym, obcym czytaniem, wykonanym jeszcze przed terminem.
Trzy warstwy jednego czytania
- Poprawnośćczy to, co zapisano, jest prawdziwe, policzone i wewnętrznie logiczne
- Kompletnośćczy jest wszystko, czego wymaga dokument nadrzędny, i czy niczego nie ma dwa razy
- Zgodnośćczy całość odpowiada przepisom, standardom i wymaganiom postępowania
Trzy warstwy sprawdzamy razem, bo brak w jednej widać zwykle dopiero w drugiej: nieopisany wskaźnik to problem merytoryczny, ale wychodzi na jaw przy porównaniu z załącznikiem.
Cztery sytuacje z listy powyżej
Kto ocenia dokumentację i według czego
W każdej procedurze inny jest odbiorca, inna podstawa oceny i inne skutki braków.
Kto czyta
Instytucja prowadząca nabór — pracownicy oceniający wniosek i, przy części kryteriów, eksperci zewnętrzni.
Według czego
Regulamin wyboru projektów i kryteria zatwierdzone przez komitet monitorujący. Ocena idzie kryterium po kryterium.
Gdy czegoś brakuje
Przy brakach, które da się usunąć, wnioskodawca dostaje wezwanie do poprawienia lub uzupełnienia wniosku w wyznaczonym terminie. Gdy braku usunąć się nie da, ocena kończy się wynikiem negatywnym, od którego przysługuje protest.
Opis procedur opieramy na ustawie wdrożeniowej dla perspektywy 2021–2027, Prawie zamówień publicznych i Prawie budowlanym.
Na czym polega ocena przygotowanej dokumentacji?
Ocena dokumentacji przebiega w czterech krokach:
Przejście 1 z 4
Pierwsze czytanie jest całościowe: dokument idzie strona po stronie, razem z załącznikami, tabelami i liczbami, bez zakładania z góry, gdzie będzie problem.
na wyjściu roboczy zapis wszystkiego, co wymaga sprawdzenia
Rysunek jest poglądowy: pokazuje, czym różnią się cztery przejścia po tym samym dokumencie. Bez włączonego skryptu widoczne są wszystkie cztery opisy pod rzędem.
Co sprawdzamy
Najczęstsze uwagi do dokumentacji
Większość uwag do dokumentacji dotyczy sposobu zapisania pomysłu, rzadziej samego pomysłu. Poniżej to, co sprawdzamy zawsze, w czterech warstwach: od wymagań formalnych po spójność między dokumentami.
14 pozycji
- formalne
Załącznik wymagany regulaminem, którego nie ma w komplecie
Lista załączników w regulaminie naboru albo w specyfikacji bywa dłuższa niż lista w formularzu. Sprawdzamy oba źródła i porównujemy z tym, co faktycznie jest podpięte.
- formalne
Podpis osoby spoza reprezentacji albo bez pełnomocnictwa
Dokument podpisuje ktoś, kto nie widnieje w rejestrze, a pełnomocnictwo albo nie zostało dołączone, albo nie obejmuje tej czynności.
- formalne
Oświadczenie na nieaktualnym wzorze
Wzory zmieniają się między naborami i wersjami specyfikacji. Formularz z poprzedniej edycji wygląda znajomo i właśnie dlatego rzadko jest sprawdzany.
- formalne
Dokument bez daty, numeru wersji albo z inną nazwą niż w spisie
Drobiazg, dopóki ktoś nie musi ustalić, którą wersję ocenia i czy załącznik numer 4 to ten sam plik, o którym mowa w treści.
- merytoryczne
Wskaźnik bez opisanego sposobu pomiaru i źródła danych
Sama wartość docelowa nie wystarczy: trzeba wiedzieć, skąd zostanie wzięta, kto ją zmierzy i czym będzie potwierdzona na etapie rozliczenia.
- merytoryczne
Założenie analizy podane bez źródła
Liczba, której nie da się odtworzyć, na przykład przyjęta cena, wskaźnik wzrostu albo liczba użytkowników, to najczęstszy powód pytań od oceniającego.
- merytoryczne
Opis zakresu, z którego nie wynika, jak powstanie zakładany efekt
Zakres rzeczowy jest opisany, cel jest opisany, ale między nimi brakuje kroku: co dokładnie sprawi, że z pierwszego wyniknie drugi.
- merytoryczne
Uzasadnienie oparte na danych innych niż te w analizie
W uzasadnieniu jedna diagnoza, w części analitycznej druga, zwykle dlatego, że pisały je inne osoby albo w innym czasie.
- spójność
Budżet, który nie zgadza się z harmonogramem
Zadanie kończy się w innym kwartale w tabeli kosztów niż w harmonogramie rzeczowym. Taka rozbieżność wychodzi zawsze, pytanie tylko, czy przed złożeniem, czy po.
- spójność
Zakres w opisie inny niż w kosztorysie
Opis wspomina o elemencie, którego nie ma w przedmiarze, albo odwrotnie. Przy odbiorze taka różnica staje się sporem o pieniądze.
- spójność
Liczby w tabelach różne od liczb w tekście
Najczęściej ślad po poprawce wprowadzonej w jednym miejscu. Porównujemy każdą wartość, która pojawia się więcej niż raz.
- spójność
Odesłania do punktów, które po zmianach mają inne numery
„Zgodnie z pkt 5.2” po przenumerowaniu rozdziałów prowadzi w puste miejsce. Sprawdzamy odesłania wewnętrzne i te do dokumentów zewnętrznych.
- zgodność
Zasady horyzontalne opisane hasłowo
Równość szans, niedyskryminacja, zrównoważony rozwój: deklaracja bez wskazania konkretnych działań w projekcie jest w ocenie traktowana jak jej brak.
- zgodność
Dostępność zadeklarowana bez odniesienia do standardów
Zdanie „produkt będzie dostępny” nie mówi, o które wymagania chodzi ani jak zostaną sprawdzone, a właśnie o to pyta oceniający.
W tej kategorii nie ma pozycji.
Lista jest przekrojowa i skrócona. Zakres każdej oceny wynika z tego, jakiej dokumentacji dotyczy i do jakiego postępowania ma trafić.
Ocena kompletu albo jednego dokumentu
Zakres i tempo ustalamy po tym, jak zobaczymy, co jest gotowe i dokąd ma trafić.
Korzyści z oceny przygotowanej dokumentacji
Dokumentacja gotowa do złożenia
Po ocenie dokumentacja jest kompletna, spójna i odpowiada wymaganiom, więc ma większą szansę przejść ocenę bez wezwań.
Mniejsze ryzyko odrzucenia
Sprawdzenie zgodności z przepisami i wymaganiami ogranicza ryzyko odrzucenia, korekty finansowej albo sporu przy odbiorze.
Poprawki wcześniej i taniej
Poprawki wprowadzone przed złożeniem kosztują mniej czasu i pieniędzy niż uzupełnienia po wezwaniu.
Wynik oceny
Raport z oceny
Ocena kończy się pisemnym raportem. Ma on cztery części i każda odpowiada na inne pytanie osoby, która będzie wprowadzać poprawki.
Zestawienie ustaleń
Co zostało sprawdzone i w jakim zakresie, z odesłaniem do konkretnych miejsc w dokumentach, żeby każdą uwagę dało się od razu odnaleźć.
Braki i nieścisłości według wagi
Rozdzielone na te, bez których dokumentacja nie spełni wymagań, i te, które warto poprawić, choć nie przesądzają o wyniku.
Ocena zgodności
Odniesienie do wymagań formalnych, prawnych i merytorycznych, które obowiązują tę dokumentację, z podaniem podstawy każdej uwagi.
Rekomendacje i kolejność działań
Co zrobić, w jakiej kolejności i kto ma to zrobić, tak żeby poprawki dało się rozpisać na osoby i na czas, który został.
Moment
Kiedy warto zamówić ocenę
Im wcześniej, tym więcej da się zmienić. Ocena bywa jednak potrzebna także wtedy, gdy dokumentacja już gdzieś trafiła i wróciła z uwagami.
-
Przed złożeniem
Dokumentacja gotowa, jeszcze niezłożona
Najtańszy moment na poprawkę: nie ma terminu narzuconego z zewnątrz, nie ma protokołu i nie trzeba się z niczego tłumaczyć.
-
Po wezwaniu do uzupełnienia
Wróciła lista uwag i termin na odpowiedź
Trzeba szybko ustalić, która poprawka usunie wskazany brak, a która tylko wygląda na odpowiedź, i czy zmiana w jednym miejscu nie kłóci się z resztą dokumentu.
-
Przed podpisaniem umowy
Dokumentacja staje się treścią zobowiązania
Od tej chwili opis zakresu, harmonogram i specyfikacja przestają być materiałem roboczym i zaczynają wyznaczać, czego każda ze stron może wymagać od drugiej.
-
Przed rozliczeniem i kontrolą
Rozliczenie i kontrola projektu
Sprawdzamy, czy dokumentacja powykonawcza, wskaźniki i dowody zgadzają się z tym, co zapisano na początku.
Oferta
GROAH
Oceniamy dokumentację przygotowaną w Państwa organizacji i tę, która powstała po stronie wykonawcy albo doradcy.
Dla sektora prywatnego i publicznego
GROAH ocenia dokumentację dla firm, samorządów i instytucji. Czytamy ją tak, jak zrobi to instytucja, zamawiający albo organ, i opisujemy w raporcie, co poprawić, zanim dokumentacja trafi do adresata.
Po krótkiej rozmowie o Państwa dokumentacji przedstawimy ofertę.
Powiązane usługi
Ocena rzadko jest pierwszym krokiem. Zwykle dotyczy dokumentacji, która powstała w jednym z tych procesów.
Pierwsza rozmowa o dokumentacji
Podczas krótkiej rozmowy ustalimy:
- jakiej dokumentacji dotyczy ocena i z ilu dokumentów się składa,
- dokąd ma trafić: do naboru, postępowania, organu czy odbioru,
- który dokument nadrzędny wyznacza wymagania: regulamin, specyfikacja, umowa,
- na jakim jest etapie i czy była już przez kogoś oceniana,
- do kiedy potrzebny jest wynik i kto po Państwa stronie wprowadza poprawki.
Kontakt
E-mail: kontakt@groah.pl
Telefon: +48 514 549 693
Telefon: +48 538 397 485
GROAH Sp. z o.o., ul. Icchoka Malmeda 7, 15-440 Białystok
Poproś o kontakt
* pola wymagane
Skontaktujemy się, aby ustalić dogodny termin rozmowy. Przesłanie formularza nie zobowiązuje do zamówienia usługi.
Najczęstsze pytania
Krótko o tym, czym ocena różni się od przygotowania dokumentacji, co dostają Państwo na końcu i czego usługa nie obiecuje.
Ocena dotyczy dokumentów, które już istnieją: sprawdzamy je i opisujemy, co wymaga poprawy. Nie przejmujemy autorstwa: dokumentacja zostaje Państwa, a raport wskazuje miejsca do zmiany i podstawę każdej uwagi.
Taką, która ma trafić do kogoś, kto będzie ją oceniał: wnioski o dofinansowanie z załącznikami, oferty w postępowaniach, dokumentację projektową inwestycji, opracowania analityczne i dokumentację odbiorową. Zakres każdorazowo wynika z dokumentu nadrzędnego, który tę dokumentację opisuje.
Tak, to częsty przypadek: zamawia ją organizacja, która zleciła opracowanie na zewnątrz i chce je sprawdzić przed odbiorem albo przed złożeniem. Raport piszemy wtedy tak, żeby dało się go przekazać wykonawcy jako listę uwag.
Dokumentacja w takiej postaci, w jakiej ma zostać złożona, i dokument, który wyznacza dla niej wymagania: regulamin naboru, specyfikacja warunków zamówienia albo umowa. Bez tego drugiego dokumentu można sprawdzić poprawność i spójność, ale już nie zgodność.
Raport z ustaleniami i rekomendacjami, czyli listę uwag z propozycją, co z każdą zrobić. Naniesienie poprawek w samych dokumentach uzgadniamy osobno.
Tak, sprawdzenie zgodności z wymaganiami formalnymi, prawnymi i merytorycznymi jest jednym z czterech etapów. Nie zastępuje to opinii prawnej ani stanowiska organu, który będzie dokumentację oceniał.
To dobry moment na ocenę, bo poprawki są wtedy tańsze niż na końcu. Ustalamy, co da się ocenić już teraz, a co wróci do sprawdzenia po uzupełnieniu.
Nie i żadna rzetelna ocena takiej gwarancji nie daje. Decyzję podejmuje instytucja, zamawiający albo organ we własnym postępowaniu. Ocena zmniejsza liczbę powodów, dla których dokumentacja mogłaby zostać zakwestionowana z przyczyn formalnych i porządkowych.
Zaczynamy od tego, co przesądza o dopuszczeniu dokumentacji, czyli od kompletności i wymagań formalnych, a uwagi przekazujemy partiami, w miarę przechodzenia przez kolejne części. Dzięki temu poprawki mogą ruszyć przed ukończeniem całego raportu.
Nie. Oceniamy dokumentację firm, jednostek samorządu, instytucji i innych podmiotów przygotowujących projekty finansowane ze środków publicznych.
Aktualności
Faster: 20,3 mln zł z FEPD na transport publiczny
Parki bioróżnorodności w Wasilkowie: 3,9 mln zł
ŚCCS w Zabrzu: 30 mln zł z KPO na wymianę aparatury
Muzeum Popiełuszki w Okopach: 37,6 mln zł z FEnIKS
Wirtualna elektrownia OZE w Białymstoku: 49,6 mln zł
Cyfryzacja ewidencji gruntów na Podlasiu rozliczona
Status MŚP a przedsiębiorstwa powiązane: przykład
Limit de minimis 300 tys. euro: jak liczyć trzy lata
Rozpoczęcie prac a efekt zachęty w pomocy publicznej
Ocena dokumentacji przed złożeniem
Po krótkiej rozmowie o Państwa dokumentacji przedstawimy ofertę.
Wystarczy spis dokumentów i informacja, dokąd mają trafić. Resztę ustalimy podczas rozmowy.